İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" ya da " Kanun") ve Kanun'un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri için dayanak olarak kullanılması ve bu işlemler hakkında ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla, veri sorumlusu sıfatıyla CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından hazırlanmıştır.
Bu politika, kurum nezdinde tutulan, kurumun tüm çalışanlarını, danışmanlarını ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, tedarikçilerini ve kurumun diğer hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri, bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri kapsamaktadır. Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte "Kişisel Veriler" olarak adlandırılacaktır.
3. TANIMLAR
Kısaltma |
Tanım |
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
İlgili Kullanıcı |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
İmha |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kanun/KVKK |
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı |
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Silinmesi |
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi |
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kurul |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha |
Kanun'da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Veri Sahibi/İlgili Kişi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Veri Sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Yönetmelik |
28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
1. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun'un 4. maddesinde sayılan ilkeler1 ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 6.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re'sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
4. Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş.'ye başvurulması halinde;
a. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir,
b. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.
1 a)Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
b)Doğru ve gerektiğinde güncel olma, c)Belirli,
açık ve meşru amaçlar için işlenme,
d)İşlendikleri amaçla bağlantılı,
sınırlı ve ölçülü olma,
e)İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri
amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından özellikle (i) hizmet faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
a. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
b. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
c. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla CENK GROUP'nin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
d. Kişisel verilerin CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş.'nin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması. Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından resen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından resen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun'un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun'un 11. Maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun'da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul'a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
1. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
2. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
a. Kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
b. Verinin saklanmasının KVKK'nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş.'nın meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK'nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
c. Verinin saklanmasının KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, Politika'nın ekinde (Ek-2) yer alan ''Kişisel Veri İşleme Envanteri''nden ulaşabilirsiniz.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, Politika'nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla Politika'da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
- Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.)
- Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
- Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
- Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
- Optik diskler (CD, DVD vb.)
- Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
- Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
- Kağıt
- Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
- Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK'nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. idari tedbirler kapsamında;
a. Saklanan kişisel verilere Kurum içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
b. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul'a bildirir.
c. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
d. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
e. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş.teknik tedbirler kapsamında;
a. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
b. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
c. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
d. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
e. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
f. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
g. Kanun'un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika'nın EK-1'nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik'te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından resen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme : Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında buluan verilerin uygun yazılımlar kullanılarka silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.
Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
− Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
− Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.
Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması : Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.
Fiziksel Yok Etme : Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.
Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1'lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş.; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.
Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden "yüksek dereceli betimleyici" olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.
Örnegin, aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.
|
Yaşadığı İl |
Yaşadığı İlçe |
|
Pozisyonu |
Aylık Geliri |
Kıdemi (Yıl) |
|
İstanbul |
Sarıyer |
|
Sekreter |
9750 TL |
12 |
|
Ankara |
Şişli |
|
İşçi |
1800TL |
5 |
|
İzmir |
Alsancak |
|
Kaptan |
6500TL |
6 |
|
İstanbul |
Beyoğlu |
|
Tır şoförü |
5650 TL |
3 |
|
İstanbul |
Bakırköy |
|
İşçi |
6550TL |
4 |
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir Kurumte tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, Kurumin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde 'Yaş:65' yerine 'Bilinmiyor' yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.
Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.
Örneğin, bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 5 yıldan az, 5 ile 10 yıl arasında veya 10 yıldan çok olmasına göre (çok deneyimli), (deneyimli) ya da (deneyimsiz) olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir:
Çalışanın Pozisyonu |
Yaşı |
Cinsiyeti |
Aylık Geliri |
Kıdemi (Yıl) |
Bilgi İşlem Uzmanı |
31 |
E |
5600 TL |
9 |
Kaptan |
26 |
K |
1800 TL |
4 |
İşçi |
28 |
E |
3800 TL |
8 |
Sekreter |
39 |
K |
5500 TL |
13 |
Tır şoförü |
43 |
K |
1900 TL |
8 |
Kaptan |
32 |
E |
8500 TL |
7 |
İkinci örnekte ise kıdem değişkenine belirlenen yıl ölçütüne göre alt ve üst sınır kodlaması uygulanarak üç kategoriye halinde anonimleştirilmiş şeklini göstermektedir.
Çalışanın Pozisyonu |
Yaşı |
Cinsiyeti |
Aylık Geliri |
Kıdemi |
Bilgi İşlem Uzmanı |
43 |
E |
5600 TL |
Çok Deneyimli |
Sekreter |
23 |
K |
1800 TL |
Deneyimsiz |
Operasyon sorumlusu |
31 |
E |
2800 TL |
Deneyimli |
Mali işler sorumlusu |
39 |
K |
5500 TL |
Çok Deneyimli |
Memur |
43 |
K |
1900 TL |
Deneyimsiz |
Pazarlama |
29 |
E |
8500 TL |
Deneyimli |
Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin; çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
Çalışanın Pozisyonu |
İkamet Edilen Bölge |
Çocuğu |
Aylık Geliri |
Kıdemi( Yıl) |
Kaptan |
Atakent Mah. Papatya Sok. 25/3 Şirinevler, İstanbul |
Var |
1750 TL |
12 |
İşçi |
Söğütözü Mah. Güneş Sok. 32/3 ÜSKÜDAR, İstanbul |
Yok |
1800TL |
8 |
Sekreter |
Kozyatağı Mah. Kaya Sok. 32/6 Beylikdüzü, İstanbul |
Yok |
8500TL |
7 |
Tır şoförü |
Türkali Mah. Konak Sok. 14/7 Kadıköy, İstanbul |
Var |
1550 TL |
5 |
Aşağıdaki tabloda veri türetme yoluyla anonimleştirme yöntemi uygulanmıştır:
Çalışanın Pozisyonu |
İkamet Edilen Bölge |
Çocuğu |
Aylık Geliri |
Kıdemi( Yıl) |
Kaptan |
İstanbul Avrupa Yakası |
Var |
1750 TL |
12 |
İşçi |
İstanbul Anadolu Yakası |
Yok |
1800TL |
8 |
Sekreter |
İstanbul Avrupa Yakası |
Yok |
8500TL |
7 |
Tır şoförü |
İstanbul Anadolu Yakası |
Var |
1550 TL |
5 |
Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.
Gürültü Ekleme : Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur.Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Mikro Birleştirme : Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.
Örneğin, maaş bilgisi için; 10.000 TL altı ve üstü iki grup yapılır ise, 10.000 ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 10.000TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.
Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.
Örneğin, aşağıdaki tabloda 'Yaş: 45', 'Cinsiyet: Kadın', 'İl: Ankara' verileri bulunan kişilere ait gelir bilgisi 'Yaş: 30', 'Cinsiyet: Kadın', 'İl: İzmir' olanlar ve 'Yaş: 25', 'Cinsiyet: Erkek' 'İl: İzmir' olanların gelir bilgileri ile 'Yaş:35', 'Cinsiyet: Erkek' 'İl: İstanbul' olanların gelir bilgileri birbirleri içerisinde değiştirilerek veri tabanı dönüştürülmüştür.
Yaş |
Cinsiyet |
İl |
Gelir |
45 |
Kadın |
Ankara |
70.000 |
30 |
Kadın |
İzmir |
55.000 |
25 |
Erkek |
İzmir |
37.000 |
35 |
Erkek |
İstanbul |
22.000 |
55 |
Erkek |
İzmir |
15.000 |
Aşağıdaki tabloda veri değiş tokuş yöntemi uygulanmıştır:
Yaş |
Cinsiyet |
İl |
Gelir |
|
45 |
Kadın |
Ankara |
23.000 |
|
30 |
Kadın |
İzmir |
17.000 |
|
25 |
Erkek |
İzmir |
58.000 |
|
35 |
Erkek |
İstanbul |
42.000 |
|
55 |
Erkek |
İzmir |
31.000 |
|
KVKK'nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
CENK SHIPPING RORO TAŞIMACILIK A.Ş. tarafından hazırlanan işbu Politika 15.08.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika'da değişiklik olması durumunda, Politika'nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu Ek-3'te yer almaktadır.
EK-1
PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ
PERSONEL |
GÖREV |
SORUMLULUK |
Satın Alma birimi ve (Kvk Komite başkanı) |
Satın Alma birimi ve (Kvk Komite başkanı) Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu |
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Pazarlama ve Operasyon Müdürü |
Pazarlama ve Operasyon Müdürü Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu |
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
İnsan Kaynakları Müdürü |
İnsan Kaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu |
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Muhasebe Müdürü |
Mali İşler Departmanı-Muhasbe Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu |
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Finans Müdürü |
Finans Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu |
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Bu kısım bir ön çalışma olup şirket içi KVK komtiesi kurulduktan sonra bu kısımda değişiklik yapılmalıdır.Kvk komitesi için belirli bir sayı olmayıp, Şirketlerin insiyatifine bırakılmıştır.Bütün birimlerin sorumlusu da tek kişi olabilir. |
EK-2
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
Kurum tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiş olup, anılan Envanter'e [------] linki üzerinden erişilebilecektir.
SÜREÇ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası |
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Veri sahibinin imha başvurusunu takiben 30 gün içerisinde |
|
Burs ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Genel Kurul İşlemleri |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İhale/işyeri açma/bakanlıklar-müsteşarlıklar evrak hazırlama süreçleri |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması |
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Sözleşmelerin hazırlanması |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İşe alım |
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Bordrolama |
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Personel özel sağlık ve ferdi kaza sigorta poliçelerinin hazırlanması organizasyonu |
1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Çalışanlara araç tahsis edilmesi |
1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları |
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Log/Kayıt/Takip Sistemleri |
3 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Ana veri oluşturma süreçleri |
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Kurum ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgiler |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Kurum kredi kartı tahsisi |
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Ödeme işlemleri |
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Personel Mali Süreçleri |
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Sözleşme sürecinin bir bölümü ve sözleşmenin muhafazası |
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Kaza Raporlama |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Toplantı notlarının, katılımcılar ile paylaşılması |
5 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Doküman hazırlanması |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Acil Durum Hazırlıkları |
1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Eğitim kayıtlarının dosyalanması |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün İiçerisinde |